Automatisering en minder werkdruk door Website & CRM migratie

Allereerst werden de lijnen uitgezet om een nieuwe website te bouwen. Het design moest meer aansluiten bij deze tijd. Ook moest er meer ruimte gemaakt worden voor video en afbeeldingen om de expertise en kwaliteit van AVV vloeren te kunnen uitstralen. Verder was het belangrijk om de website persoonlijker te maken door de werknemers meer in beeld te brengen. 

Zoals al eerder genoemd was het offerteproces op de website en het systeem hiervoor verouderd en gebaseerd op een dienst die minder belangrijk is voor het bedrijf. Om deze reden is er een offertetool gecreëerd waarbij de bezoeker een keuze kan maken voor het aanvragen van een offerte per dienst. Vervolgens worden er vragen gesteld die aansluiten bij de dienst op zich. Deze vragen zorgen ervoor dat offertes met een gerichtere prijs opgevolgd kunnen worden, zonder dat AVV de klant hoefde na te bellen met aanvullende vragen. Daarnaast kunnen bezoekers het offerteproces eenvoudiger en sneller doorlopen; allemaal in één omgeving. 

Naast een nieuwe website was er een omgeving nodig waarin het bedrijf kon moderniseren en processen automatiseren om zo een basis te creëren, waarmee het bedrijf kan opschalen de aankomende jaren. Dit allemaal moest samenkomen in een CRM.   Een CRM, wat staat voor Customer Relationship Management, is een systeem om klantengegevens te centraliseren, klantervaringen te verbeteren en uiteindelijk de omzet te verhogen. 

Een voorbeeld van een groot struikelblok, was dat het bedrijf veel tijd kwijt was aan het aanleveren van informatie aan de klant middels mail en Whatsapp. Vanaf het moment dat een klant akkoord geeft op een offerte tot het afronden van een project, zijn er veel contactmomenten tussen het bedrijf en de klant om hen van informatie te voorzien om het project zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden. 

In samenspraak met de klant is er een customer journey gebouwd om zo de contactmomenten in kaart te kunnen brengen. Een customer journey, ook wel klantreis genoemd, is het volledige traject dat een klant aflegt in zijn interacties met een bedrijf vanaf het eerste contactmoment  op de website tot en met de aanvraag en het proces daarna. Ook is er gekeken welke informatie er per fase in de journey aangeleverd moet worden aan de klant.

De administratie van AVV Vloeren wordt gedaan door administratiekantoor Hein Koning in Volendam. Door middel van hun eigen app, is de boekhouding van hun klanten iedere dag up to date. Om dit te kunnen doen, is het voor de ondernemer belangrijk dat alle geaccordeerde offertes worden aangeleverd in de app of bij de boekhouder. Om ook dit proces te automatiseren, is er een koppeling gemaakt met het CRM en de administratie app, waardoor alle betalingen aan AVV direct worden doorgeschoten naar hun boekhouding. Hierdoor is het grotendeels bijhouden van de boekhouding ook volledig geautomatiseerd. 

Wanneer er een nieuwe website wordt gebouwd in een nieuw systeem, is het belangrijk dat de waarde die is opgebouwd op de website wordt overgezet. Wanneer dit niet op de juiste manier gebeurd, kan er veel verkeer naar de website verloren gaan en kan dit een groot gevolg op de conversies hebben. Om de website migratie voor AVV vlekkeloos te laten verlopen, is de gehele website in kaart gebracht om te kijken welke pagina's en content overgezet moesten worden naar de nieuwe omgeving. Ook zijn er veel pagina's juist verwijderd, omdat deze geen waarde hadden en dus een nadelig effect kunnen hebben op de prestatie van websites.

Na een maandenlange voorbereiding, is de website overgezet in een nieuwe omgeving en is het CRM live gegaan. Om dit in goede banen te leiden, zijn alle systemen en werkzaamheden grondig getest, voordat alles werd overgezet. Ook hebben de eigenaren van AVV een training gehad om met deze nieuwe werkwijze zorgeloos aan de slag te kunnen gaan.

Het voordeel van deze migratie is dat alle data in het CRM ingezet kan worden voor diverse marketingdoeleinden, zoals analyses en campagnes. Zo kan bijvoorbeeld de omzet bijgehouden worden, zodat de kosten eenvoudig afgezet kunnen worden tot de opbrengsten. Hierdoor is het eenvoudig om te analyseren wat een offerteaanvraag (ook wel lead) gemiddeld kost. Je kunt dus beter bepalen of marketingcampagnes rendabel zijn.

Daarnaast zorgt de nieuwe website ervoor dat de snelheid is verbeterd. Dit zorgt er o.a. voor dat bezoekers uit campagnes sneller overgaan tot het aanvragen van een offerte. Het vernieuwde offerteproces zorgt er uiteindelijk voor dat dit eenvoudiger en sneller gebeurd. 

•  Offerteaanvragen kunnen sneller opgevolgd worden
• Offertes kunnen digitaal in een overzichtelijke omgeving ingezien en aangepast worden
• Klanten worden geautomatiseerd via e-mail op de hoogte gebracht van belangrijke informatie voor én na het afronden van het project
• Klanten kunnen digitaal offertes betalen
• Het contact met de klant via mail wordt per klant bijgehouden in een overzichtelijke omgeving
• Bezoekers kunnen op de website sneller een offerte aanvragen en geven meer informatie mee om de offerte te kunnen opstellen
• Marketinginspanningen kunnen beter gemeten worden
• Er is na de website migratie 53% meer organisch (SEO) verkeer naar de website gekomen

Samenvattend is er voor AVV Vloeren een nieuwe website en een geautomatiseerd CRM, dat gekoppeld is aan administratie software, gebouwd om een professionele & automatiseringsslag te maken. Om dit mogelijk te maken, is er gebruikgemaakt van software om al deze systemen met elkaar te koppelen. Zij zijn klaar voor de toekomst.